Kilometrówka 2024 – stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu

Wykorzystywanie do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy może podlegać rekompensacie na rzecz pracownika. Polega ona na zwrocie kosztów używania pojazdów, który odpowiada odgórnym ustaleniom. Rozliczenie tego procesu nosi nazwę kilometrówka, bo przebiega w oparciu o 1 kilometr przebiegu pojazdu.

Jeśli pracownik do celów służbowych stosuje samochód prywatny, który nie jest własnością pracodawcy, nie musi samodzielnie pokrywać kosztów jego eksploatacji. Pracodawca powinien w nich partycypować w takim zakresie, w jakim auto służy do realizacji celów biznesowych. Zobacz, co warto wiedzieć o ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika lub przedsiębiorcę korzystającego z auta przeznaczonego na prywatny użytek.

Czym jest kilometrówka?

Kilometrówka występuje również pod formalną nazwą ewidencja przebiegu pojazdu. W ramach niej kierowcy są zobowiązani do rejestrowania przejechanego dystansu w przypadku wykorzystywania do celów służbowych samochodów osobowych będących ich prywatną własnością.

Jak to działa? Pracownik prowadzi ewidencję obejmującą czas użytkowania pojazdu i pokonany dystans. Kolejnym krokiem jest wypełnione oświadczenie pracownika (rozliczenie delegacji) o używaniu auta do celów służbowych. Zostało złożone u pracodawcy w określonym terminie? Po jego zweryfikowaniu otrzymasz wypłatę środków.

Co istotne, kilometrówka nie dotyczy tylko tych sytuacji, gdy w grę wchodzi samochód osobowy. Zwrotu kosztów możesz domagać się również wtedy, gdy korzystasz z innych pojazdów do celów służbowych, np. z motocykla lub motoroweru.

Korzystasz z możliwości używania do celów służbowych samochodu ciężarowego o masie całkowitej powyżej 3,5 tony? Nie musisz prowadzić dla niego kilometrówki, aby móc odliczyć koszty używania pojazdów tego typu.

Kto musi prowadzić kilometrówkę?

Do 2018 roku obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów pojawiał się wtedy, gdy:

• pojazd stanowiący własność pracownika był przez niego użytkowany do realizacji celów służbowych,
• pracodawca używał pojazdów stanowiących własność prywatną do celów firmowych,
• do celów służbowych były użytkowane pojazdy należące do osób trzecich, które zostały udostępnione na mocy umowy najmu czy użyczenia.

Od 1 stycznia 2019 roku nastąpiły zmiany (na mocy Ustawy z 23 października 2018 roku o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw*), które sporo pozmieniały w tej kwestii. Od tego momentu nie ma już konieczności prowadzenia kilometrówki dla celów podatku PIT. O ile przedsiębiorca opłaca VAT, to ewidencja przebiegu pojazdu dla tego podatku jest wystarczająca do obu tych celów.

Uproszczeniu uległy też zasady dotyczące zwrotu kosztów używania samochodu prywatnego jako służbowego. Zamiast prowadzenia szczegółowej ewidencji każdej podróży służbowej przedsiębiorca może skorzystać z możliwości dokonywania zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu osobowego w ramach 20-procentowego limitu kosztów. W jego skład wchodzą wydatki m.in. na paliwo, płyny eksploatacyjne czy zakup ubezpieczeń komunikacyjnych.

Przedsiębiorca ma również możliwość rozliczenia 100% kosztów związanych z użytkowaniem samochodu do celów służbowych. Pojazd musi jednak stanowić część środków trwałych firmy lub być udostępniony w ramach najmu, dzierżawy czy też leasingu. W takim przypadku rozliczenie kosztów wynika wprost ze sporządzonej przez przedsiębiorcę kilometrówki.

Obowiązek prowadzenia kilometrówki nie znajduje zastosowania, jeśli nie jest ona używana do ustalenia kwoty miesięcznego ryczałtu. W tym przypadku wszystko jest zawarte w wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego i nie dotyczy wydatków na rzecz:

• jazd zamiejscowych – rozumianych jako wyjazd w celu odbycia podróży służbowej, o ile wysokość tych wydatków przekracza kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu,
• jazd lokalnych – o ile wysokość wysokość tych wydatków przekracza kwotę miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo stawkę za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Jak powinna wyglądać kilometrówka pracownika?

Aby prawidłowo rozliczyć wykorzystanie pojazdów do celów służbowych, pracownik powinien prowadzić na bieżąco ewidencję, w której muszą znaleźć się poniższe informacje:

• dane użytkownika samochodu (imię, nazwisko i adres mieszkania),
• dane służące do identyfikacji pojazdu (m.in. numer rejestracyjny pojazdu i wymiar pojemności skokowej silnika),
• stawkę za 1 kilometr przebiegu.
• dane pracodawcy oraz jego podpis.

Ponadto, w ewidencji powinny znaleźć się osobne wpisy dla każdego przypadku użycia samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Każdy taki wpis powinien być numerowany i zawierać przebieg trasy (punkt początkowy i końcowy podróży służbowej), datę i cel wyjazdu i liczbę pokonanych kilometrów. Każdorazowo należy również wyliczyć kwotę zwrotu środków za użytkowanie prywatnych pojazdów do celów służbowych.

Jak powinna wyglądać kilometrówka pracodawcy?

Chociaż wykorzystywanie do celów służbowych samochodów osobowych będących własnością prywatną kojarzy się automatycznie ze znajdującym się w tej sytuacji pracownikiem, temat ten dotyczy również samych przedsiębiorców. Nie każdy wykorzystywany przez nich pojazd musi stanowić składnik majątku firmy.

Do rozliczenia pojazdów prywatnych używanych przez przedsiębiorcę w ramach prowadzonej działalności gospodarczej potrzebna jest kilometrówka zawierająca poniższe informacje:

• numer rejestracyjny samochodu i informację o pojemności skokowej silnika,
• przedział czasowy, w którym jest prowadzona ewidencja,
• przebieg na moment rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia kilometrówki.

Podobnie jak w przypadku rozliczania samochodu należącego pracownika, tak i tutaj konieczne jest sporządzenie listy wszystkich przypadków użycia samochodów, który co prawda jest własnością pracodawcy, ale prywatną. Każdy taki wpis musi precyzować:

• numer wpisu,
• datę i cel podróży służbowej,
• przebieg trasy (punkt początkowy i końcowy),
• dane użytkownika pojazdu i własnoręczny podpis.

Każdy dzień oraz dłuższy okres rozliczenia służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów powinien zawierać podsumowanie liczby pokonanych kilometrów.

Od czego zależy wysokość kilometrówki?

Rozliczenie kilometrówki przy użytkowaniu prywatnego auta do celów służbowych następuje w oparciu o następujące czynniki:

• liczba kilometrów pokonanych w ramach używania pojazdów do celów związanych z realizacją obowiązków zawodowych,
• rodzaj pojazdu, np. samochód osobowy, motocykl lub motorower,
• informacja o pojemności skokowej silnika, od której zależy konkretna stawka kilometrówki.

Kilometrówka 2024 – ile wynoszą aktualne stawki?

Wykorzystanie do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy podlega regulacji prawnej. Wiążące okazują się tu następujące dokumenty:

• Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym**,
• Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 22 grudnia 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy***.

Powyższe akty prawne precyzują nie tylko sposób rozliczania pojazdów do celów służbowych, ale również aktualnie obowiązujące stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które podlegają okresowej waloryzacji. Obecnie stawki określone w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury wynoszą:

• 0,89 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika mniejszej lub równej 900 cm3,
• 1,15 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3,
• 0,69 zł dla motocykla,
• 0,42 zł dla motoroweru.

Warto mieć na uwadze to, że wyżej wspomniany akt prawny był pierwszą podwyżką cen kilometrówki od kilkunastu lat. Nic nie wskazuje na to, by stawki te zostały podwyższone w 2024 roku.

Kilometrówka – jakie są limity przebiegu w jazdach lokalnych?

Rodzaj pojazdu i informacja o pojemności skokowej silnika nie znajdują zastosowania w odniesieniu do rozliczania ryczałtu z tytułu używania pojazdów do celów służbowych w jazdach lokalnych. W tym przypadku istotny jest limit kilometrów ustalany przez pracodawcę w porozumieniu z pracownikiem. Jego wysokość zależy od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście i nie powinna przekroczyć:

• do 100 tys. mieszkańców: 300 km,
• 100 do 500 tys. mieszkańców: 500 km,
• powyżej 500 tys. mieszkańców: 700 km.

Warto mieć świadomość tego, że kwota ryczałtu z tytułu używania pojazdów do celów służbowych może ulec obniżeniu, jeśli pracownik jest nieobecny w pracy. Każdy dzień roboczy, podczas którego pracownik jest np. na urlopie lub zwolnieniu lekarskim oznacza obniżenie kwoty ryczałtu o jedną dwudziestą drugą.

Jak wyliczyć wysokość kilometrówki?

Rozliczenie pojazdów do celów służbowych powinno polegać na zastosowaniu stawek, które wynikają z Rozporządzenia Ministra Infrastruktury zmieniającej rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Stawki określone w tym akcie prawnym powinny zostać wykorzystane do zrealizowania działania zgodnie z poniższym wzorem:

kwota zwrotu kilometrówki = liczba przejechanych kilometrów * stawka za 1 kilometr przebiegu prywatnego samochodu osobowego/motocykla lub motoroweru

Przykład 1:

Pani Alicja wykorzystuje swój prywatny samochód do celów służbowych. Kobieta złożyła oświadczenie pracownika, informujące o tym, że jej auto o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 przejechało łącznie 450 km w ramach wykonywania obowiązków zawodowych. Otrzymała zwrot z tytułu podróży służbowej wynoszący 400,5 zł. Wynika to z tego, że stawka dla samochodów o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 wynosi 0,89 zł za 1 kilometr przebiegu pojazdu, którą to kwotę pani Alicja przemnożyła przez liczbę przejechanych kilometrów.

Jakie koszty można rozliczyć w ramach kilometrówki?

Pracownicy korzystający z prywatnych pojazdów w pracy nie muszą zbierać dowodów potwierdzających ten fakt, np. faktur za paliwo. Są bowiem rozliczani w oparciu o liczbę przejechanych kilometrów i odgórnie ustaloną stawkę dla konkretnego rodzaju pojazdu o określonej pojemności skokowej silnika.

Pracodawca, który wykorzystuje prywatne auto w celach służbowych może rozliczyć wydatki w wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przez Rozporządzenie Ministra Infrastruktury, czyli 20% kosztów eksploatacyjnych. Mogą się do nich zaliczać m.in. wydatki na paliwo, ubezpieczenie, serwis i naprawę, jak również zakup płynów eksploatacyjnych.