Ubezpieczenie samochodu – 75% czy 100% w kosztach uzyskania przychodu?

Zarządzanie firmowymi finansami może stanowić pewną trudność, nie tylko dla początkujących przedsiębiorców. Sporo wątpliwości budzi m.in. wliczanie w koszty uzyskania przychodu wydatków na ubezpieczenia komunikacyjne. Jak wygląda ta kwestia? Jakie przepisy obowiązują? Sprawdź.

Ubezpieczenie w kosztach firmowych – to warto wiedzieć

Prawo podatkowe w Polsce nie należy do jasnych i przejrzystych. W rankingu International Tax Competitiveness Polska zajęła bardzo wysokie 36 miejsce na 37 możliwych… czyli znajduje się na drugiej pozycji pod względem skomplikowania systemu legislacyjnego dotyczącego podatków. W takiej sytuacji wielu przedsiębiorców nie raz staje przed następującymi pytaniami.

• Jak rozliczyć dany koszt?
• Jakie stawki mnie obowiązują?
• Jak nie narazić się na karę od skarbówki?
• Ile ubezpieczenia samochodu można odliczyć?

Warto się przyjrzeć, jak wygląda kwestia rozliczania kosztów związanych z ubezpieczeniami komunikacyjnymi. Jest ona regulowana w Polsce przez ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych i właśnie tam należy szukać wskazówek dotyczących rozliczeń podatkowych.

W styczniu 2019 roku wprowadzono nowelizację prawa, która precyzyjnie określa, kiedy koszty ubezpieczeniowe samochodu można odliczyć w całości, kiedy częściowo,  a kiedy jest to niemożliwe. Okazuje się, że sposób rozliczenia dobrowolnych polis (np. AC, GAP) oraz obowiązkowego ubezpieczenia OC zależy głównie od rodzaju ubezpieczenia.

Istotną kwestią jest również rodzaj pojazdu, który jest objęty polisą. Przykładowo, rozliczenie służbowego samochodu osobowego różni się od rozliczenia auta ciężarowego wykorzystywanego w celach biznesowych.

Ustawa precyzuje, że jeśli chodzi o:

• firmowy samochód ciężarowy – można odliczyć cały koszt ubezpieczenia samochodu,
• firmowy samochód osobowy – koszt ubezpieczenia auta może być odliczony częściowo lub w całości – w zależności od rodzaju polisy ubezpieczeniowej.

Z tego wynika, że w przypadku pojazdu firmowego przepisy są stosunkowo korzystne dla przedsiębiorców. A jak to wygląda z autem prywatnym, które też jest wykorzystywane do celów biznesowych? Jeśli taki pojazd jest ujęty w ewidencji firmy, można odliczyć od podatku 20% kwoty ubezpieczenia OC.

To wszystko brzmi dość skomplikowanie, dlatego warto przyjrzeć się szczegółom.

Forma własności auta

W Polskim systemie prawnym istnieją różne formy własności pojazdu w firmie. To właśnie głównie od nich zależy, jak należy uwzględnić ubezpieczenie auta w kosztach podatkowych.

Najczęstsze formy własności to:

• własność prywatna – auto należy do osoby fizycznej i jest używane w związku z prowadzeniem działalności;
• własność firmowa – pojazd jest uwzględniony w rejestrze środków trwałych i używa się go wyłącznie w związku z działalnością biznesową;
• leasing operacyjny – samochodu nie wprowadza się do rejestru środków trwałych;
• leasing finansowy – pojazd jest wprowadzony do rejestru środków trwałych firmy;
• najem, dzierżawa lub użyczenie –pojazd nie stanowi własności podatnika, ponieważ jego wykorzystanie odbywa się na podstawie umowy, czyli odliczanie od podstawy podatku nie obowiązuje.

Sposoby użytkowania pojazdu a odliczenia podatkowe

Jak wyglądają szczegóły związane ze zmniejszaniem podstawy naliczania podatku dochodowego, czyli tak zwanym wrzucaniem ubezpieczenia w koszty firmowe? Sprawdź.

Własność firmowa

Istnieją dwie możliwości.

1. Samochody wskazane jako własność firmowa mogą być wykorzystywane wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej. Trzeba je wówczas zarejestrować jako firmowe, opracować regulamin korzystania, zgłosić do Urzędu skarbowego na druku VAT-26 i prowadzić rejestr użytkowania.
2. Pojazdy są zarejestrowane jako firmowe, ale są używane także jako prywatne.

Według Krajowej Administracji Skarbowej do kosztów uzyskania przychodu w pierwszym przypadku można zaliczyć 100% wydatków na OC, AC i NNW. W ubezpieczeniu autocasco obowiązuje jednak limit 150 000 zł wartości pojazdu.

Własność prywatna

Nie wprowadziłeś pojazdu do rejestru środków trwałych firmy? Wówczas możesz odliczyć 20% kosztów poniesionych na OC, NNW, AC.

Leasing operacyjny i finansowy

Zarówno w przypadku leasingu operacyjnego, jak i finansowego, obowiązek zakupu polisy ubezpieczeniowej należy leasingobiorcy, czyli użytkownika. Różnica pomiędzy tymi dwoma opcjami finansowania polega jednak na tym, że w leasingu operacyjnym nie ma konieczności wprowadzania auta do rejestru środków trwałych, a w przypadku leasingu finansowego jest to wymagane. W obu wariantach całkowity koszt polisy ubezpieczeniowej można zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej.

Najem, użyczenie, dzierżawa

Można wyróżnić dwie podstawowe możliwości.

• Najem– właściciel pojazdu oddaje pojazd do użytku najemcy w zamian za określony czynsz, Przykładem może być najem długoterminowy, który ostatnio jest bardzo popularny.

• Użyczenie – właściciel auta oddaje pojazd do użytku biorącemu bezpłatnie – to np. pożyczenie samochodu znajomemu.

Zarówno w przypadku najmu, jak i użyczenia, właściciel przekazuje pojazd bez przeniesienia własności. Oznacza to, że wszelkie kwestie związane z ubezpieczeniem pozostają w gestii posiadacza pojazdu. Nie ma natomiast przeszkód, aby w umowie najmu lub użyczenia przeniósł on obowiązki związane z ubezpieczeniem na najemcę lub osobę korzystającą.

Trzeba jednak pamiętać, że zgodnie z ustawą o ubezpieczeniach obowiązkowych to właściciel pojazdu ma obowiązek zadbać o obowiązkowe OC. Dlatego nawet po zawarciu w umowie najmu lub użyczenia zapisów przenoszących obowiązek ubezpieczenia na najemcę, w razie niewykupienia polisy UFG zwróci się do właściciela.

Jak księgować koszty ubezpieczenia?

W roku 2019 legislator wprowadził ograniczenia dotyczące uwzględniania kosztów związanych z wykorzystaniem pojazdu w działalności gospodarczej. Decyzja ta była reakcją na częstą praktykę wykorzystywania drogich samochodów w leasingu w celu wywoływania kosztów działalności i obniżania w ten sposób podatku dochodowego.

Aktualnie wyróżnia się trzy sposoby ujmowania kosztów:

• pojazd jest używany tylko w firmie – 100% kosztów,
• pojazd należy do rejestru środków trwałych i jest używany także prywatnie – 75% kosztów,
• pojazd jako własność prywatna jest używany także w firmie – 20% kosztów.

Kiedy można odliczyć 100% kosztów użytkowania samochodu?

Aby móc zaliczyć 100% wydatków na pojazd do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej, trzeba spełnić kilka warunków określonych w ustawie, czyli:

• zgłosić samochód do właściwego urzędu skarbowego (na druku VAT-26),
• spisać regulamin korzystania z samochodu w przedsiębiorstwie,
• prowadzić ewidencję przebiegu (kilometrówkę) w celu udowodnienia, że pojazd jest wykorzystywany tylko w firmie.

Ważne!  W tym modelu rozliczania kosztów auta firmowego nie można pod żadnym pozorem używać w celach prywatnych. Pojazdy ujęte w rejestrze środków trwałych i oznaczone jako w pełni firmowe muszą być zabezpieczone przed użytkiem prywatnym i wyposażone w nadajnik GPS. W przeciwnym razie urząd skarbowy ma prawo do zakwestionowania części wydatków.

Kiedy 75% kosztów?

Jeśli korzystasz z samochodu traktowanego jako firmowy środek trwały także do celów prywatnych (tzw. użytkowanie mieszane), masz możliwość odliczenia 75% poniesionych kosztów. Co jednak ważne, Urząd Skarbowy nie sprawdza faktycznego użytkowania firmowego samochodu prywatnie. Taki podział ma zastosowanie wyłącznie do celów podatkowych. Jeśli nie składasz formularza VAT-26 i nie planujesz prowadzić dokumentacji dotyczącej przebiegu, zakłada się, że rezygnujesz z opcji odliczenia 100% kosztów związanych z pojazdem. Natomiast, jeśli zdecydujesz się na odliczenie pełnych kosztów, musisz zgłosić samochód, jak opisano powyżej, i prowadzić rejestr jego użytkowania.

Dla kogo 20% kosztów do odliczenia?

W sytuacji odwrotnej, czyli gdy pojazd prywatny, nieujęty w rejestrze środków trwałych, użytkujesz do prowadzenia biznesu, masz prawo ująć w kosztach uzyskania przychodu tylko 20% kosztów poniesionych na samochód. Dotyczy to także ubezpieczenia komunikacyjnego.

Rodzaj polisy a odliczanie od podatku

W przypadku aut firmowych można całkowicie odliczyć od podatku koszty ubezpieczenia OC oraz pełną kwotę polisy NNW. Taka regulacja stanowi spore ułatwienie dla firm, zwłaszcza biorąc pod uwagę, że wydatki na ubezpieczenie OC stanowią regularny koszt. Może on być znaczący dla budżetu przedsiębiorcy, jeśli dysponuje on kilkoma samochodami.

Bardzo istotna w tym kontekście jest kwota 150 tys. złotych. Jeśli wartość pojazdu służbowego:

• nie przekracza tej kwoty – ubezpieczenie AC można w całości wliczyć w koszty działalności firmy;
• jest wyższa – można ująć koszty AC tylko w wartości proporcjonalnej do ustawowej kwoty.

To znaczy, że jeśli zdecydujesz się na zakup firmowego samochodu o wartości przekraczającej 150 000 złotych, koszty ubezpieczeń dobrowolnych (w tym AC) można rozliczać proporcjonalnie do wartości pojazdu.

Przykładowo, dla samochodu o wartości 300 tys. zł. (czyli dwukrotność 150 tys. zł), można odliczyć połowę poniesionych kosztów.

W przypadku dobrowolnego ubezpieczenia GAP zasady rozliczania są takie same jak przy AC. Obowiązuje zasada proporcjonalnego rozliczania kosztów zgodnie z wartością samochodu.

Limit 150 tys. zł – to musisz wiedzieć

W 2019 roku nastąpiła zmiana przepisów podatkowych. Wprowadziła ona limit wartości pojazdu, do którego można odliczyć pełne koszty. Wynosi on, jak wspomniano, 150 tys. złotych. Istnieją jednak ważne wyjątki! Dla pojazdów z napędem elektrycznym (nie dotyczy hybryd) lub wodorowym limit podwyższony jest do 225 tys. złotych.

Ubezpieczenia obowiązkowe, niezależnie od wartości pojazdu (OC i NNW przypadkach), można w całości zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Natomiast ubezpieczenia dobrowolne (AC, GAP), które są zależne od wartości pojazdu, podlegają limitowi 150 000 złotych.

Warto podkreślić, że limit 150 tys. złotych nie dotyczy wszystkich wydatków eksploatacyjnych, takich jak koszty paliwa, płynów eksploatacyjnych, napraw, przeglądów, konserwacji, opłat za parkingi, autostrady itp. Dla tych kosztów obowiązują inne limity, czyli:

• 75% kosztów, gdy samochodu firmowego używa się także prywatnie,
• 100% kosztów, gdy auto wykorzystuje się tylko w firmie (zostało zgłoszone do urzędu).

Źródła:

• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r o podatku dochodowym od osób fizycznych
• Art. 16. Dz.U.2023.2805 – [Wyłączenia od kosztów uzyskania przychodów] – Podatek dochodowy od osób prawnych.
• Ustawa z dnia 22 maja 2003 r. o ubezpieczeniach obowiązkowych, Ubezpieczeniowym Funduszu Gwarancyjnym i Polskim Biurze Ubezpieczycieli Komunikacyjnych
• Ustawa z dnia 22 maja 2003 r. o działalności ubezpieczeniowej